Documentación y etiquetado

Documentación y señalización para empresas, consultas médicas y zonas de primeros auxilios

Los productos de documentación y señalización ayudan a organizar de forma clara los procedimientos relacionados con accidentes, emergencias y medidas de asistencia. Se utilizan, entre otros lugares, en empresas, talleres, consultas médicas, instituciones públicas y otros entornos de trabajo. Mientras que los materiales de documentación registran de forma clara datos y sucesos importantes, los letreros, pictogramas e instrucciones facilitan la orientación y presentan la información relevante de forma visible. De este modo, complementan el equipamiento de primeros auxilios con elementos organizativos e informativos.

La colección incluye diversas soluciones para la documentación de primeros auxilios, la señalización de las zonas de asistencia, así como material informativo sobre medidas de emergencia. Asimismo, los manuales de primeros auxilios y otras guías similares pueden contribuir a tener la información importante a mano en caso de necesidad.

Características y ventajas de la documentación y la señalización

Una documentación bien organizada y una señalización clara facilitan la comprensión y la localización rápidas de la información en el día a día laboral. Especialmente en áreas en las que varias personas acceden a materiales o información, las indicaciones claramente reconocibles y los medios de documentación utilizados de forma uniforme pueden proporcionar una mejor visión general. También en el ámbito de los primeros auxilios, ayudan a facilitar de forma clara la información importante y los puntos de contacto.

Las ventajas típicas son:

• registro claro de los datos relevantes
• orientación rápida gracias a un etiquetado visible
• archivo estructurado de la información
• indicaciones de fácil acceso en caso de emergencia
• Apoyo a los procesos operativos
• Fácil integración en las zonas de suministro existentes
• Diferentes formatos para distintos lugares de uso

La elección del modelo más adecuado depende, sobre todo, de si se pretende documentar información, señalizar una zona concreta o facilitar de forma bien visible información importante para la actuación.

¿Qué productos de documentación y señalización se adaptan a cada ámbito de aplicación?

Para el registro escrito de incidentes resulta adecuado, por ejemplo, el bloc de registro médico de Holthaus con bolígrafo, de 25 hojas. Gracias a la combinación del bloc de registro y el bolígrafo, puede dejarse a disposición en un lugar previsto para ello y permite una documentación escrita inmediata.

Para la orientación visual, se recomienda la serie de pictogramas SÖHNGEN 1 «Medicina de urgencias-G», de 80 x 80 mm. Los pictogramas resultan especialmente adecuados cuando es necesario señalizar de forma rápidamente reconocible determinadas zonas o instalaciones. Gracias a su diseño compacto, pueden transmitir indicaciones sin ocupar mucho espacio.

Por su parte, la guía de SÖHNGEN «Primeros auxilios SO: medidas inmediatas en el lugar del accidente» está dirigida a ámbitos de intervención en los que debe mantenerse a la vista información importante sobre medidas inmediatas. Este tipo de guías complementan el equipamiento práctico y pueden servir de orientación al personal o a quienes prestan auxilio.

¿Qué aspectos debe tenerse en cuenta a la hora de adquirir documentación y señalización?

Antes de la compra, conviene aclarar en primer lugar qué función debe cumplir el producto en cuestión. En el caso de la documentación, son especialmente relevantes un diseño claro, un número adecuado de hojas o de unidades de embalaje y un manejo sencillo. En el caso de la señalización, por el contrario, el formato, la visibilidad y el lugar de montaje o de uso previsto desempeñan un papel más importante.

El material informativo debe adaptarse al grupo de usuarios y al ámbito de aplicación previstos, y debe poder guardarse en un lugar de fácil acceso. En una zona de primeros auxilios de la empresa, además, conviene asegurarse de que las señales, los materiales de documentación y el equipamiento de emergencia disponible estén coordinados entre sí y sean fáciles de localizar.

En caso de requisitos operativos u organizativos específicos, deben tenerse en cuenta además las instrucciones del fabricante correspondientes, así como las normas internas vigentes.

Ayudas para la documentación, señalización o instrucciones: ¿en qué consisten las diferencias?

Las ayudas para la documentación están diseñadas para registrar información por escrito. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, los cuadernos de registro u otros formularios en los que se pueden anotar los datos relevantes de un suceso. Por lo tanto, resultan especialmente adecuadas para áreas en las que se debe registrar de forma trazable el desarrollo de los procesos.

Por el contrario, las señales, como los pictogramas o las señales de emergencia, cumplen una función visual. Indican determinadas instalaciones, salas o zonas de suministro y deben colocarse de manera que sean fácilmente reconocibles.

Las instrucciones y los manuales de primeros auxilios sirven principalmente para transmitir información. Contienen indicaciones sobre procedimientos o medidas de emergencia y son adecuados para lugares en los que se requiere un acceso rápido a dicha información. Por lo tanto, el tipo de material que se necesita depende menos de una variante concreta que de la tarea en sí: documentar, señalizar o informar.

Aplicación e indicaciones sobre documentación y señalización

Los medios de documentación deben conservarse en un lugar fijo, conocido y de fácil acceso. Precisamente en el ámbito de los primeros auxilios, es conveniente que las personas responsables sepan dónde encontrar los documentos de documentación y las indicaciones importantes. Las anotaciones deben realizarse de forma legible y tratarse y conservarse de acuerdo con el uso previsto. Si los documentos contienen datos personales, deben respetarse las normas empresariales vigentes en cada caso relativas al tratamiento de dicha información.

Las señales deben colocarse de forma bien visible y no quedar ocultas por muebles, puertas u otros objetos. El material informativo debe revisarse periódicamente para comprobar si sigue siendo legible, está completo y es adecuado para el uso previsto. En caso de daños o modificaciones en el equipamiento de la empresa, puede ser necesario su recambio.

Complementos adecuados para la documentación y el etiquetado

• Botiquines
• Maletines de primeros auxilios
• Armarios de primeros auxilios
• Suministros de material de reposición

Estas categorías complementan los productos destinados a la documentación y el etiquetado con soluciones para el almacenamiento y la puesta a disposición de diversos materiales de suministro. De este modo, es posible combinar de forma eficaz las herramientas de organización y el equipamiento práctico para emergencias.